Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

Πεδίο εφαρμογής και ρόλοι

Ο Πελάτης είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ο Onur Öztürk, ατομική επιχείρηση με την επωνυμία Ozan Soft («GenderAPI»), είναι ο εκτελών την επεξεργασία για τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη που υποβάλλονται μέσω του API, των εργαλείων επεξεργασίας αρχείων ή των συνδεδεμένων λειτουργιών υπολογιστικών φύλλων. Κάθε μέρος παραμένει αυτοτελώς υπεύθυνο για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζεται ως υπεύθυνος επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης λογαριασμών, τιμολόγησης και επαγγελματικών επαφών από το GenderAPI.

Ο Πελάτης καθορίζει αν τα δεδομένα που υποβάλλει είναι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και είναι υπεύθυνος για τη νομική τους βάση, τις ενημερώσεις, τις άδειες και τις οδηγίες. Ο Πελάτης δεν πρέπει να υποβάλλει δεδομένα για την επεξεργασία των οποίων δεν έχει σχεδιαστεί η Υπηρεσία ούτε να χρησιμοποιεί τα αποτελέσματα συμπερασμού ως μοναδική βάση για απόφαση που παράγει έννομα ή παρόμοια σημαντικά αποτελέσματα για ένα πρόσωπο.

Οδηγίες επεξεργασίας

Το GenderAPI θα επεξεργάζεται τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη μόνο για την παροχή, την ασφάλεια και την υποστήριξη της Υπηρεσίας, σύμφωνα με τη συμφωνία, την παρούσα DPA, την τεκμηριωμένη χρήση της Υπηρεσίας από τον Πελάτη και την εφαρμοστέα νομοθεσία. Το GenderAPI θα ενημερώνει τον Πελάτη αν, κατά την εύλογη κρίση του, μια οδηγία παραβιάζει την εφαρμοστέα νομοθεσία για την προστασία δεδομένων, εκτός αν ο νόμος απαγορεύει την ενημέρωση αυτή.

Το GenderAPI δεν θα πωλεί τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη, δεν θα τα χρησιμοποιεί για διαφήμιση συμπεριφοράς σε διαφορετικά περιβάλλοντα (cross-context behavioral advertising), δεν θα τα χρησιμοποιεί για την εκπαίδευση του ιδιωτικού μοντέλου συμπερασμού και δεν θα τα διατηρεί σε αρχεία καταγραφής τεχνητής νοημοσύνης. Οι κανόνες διατήρησης της Πολιτικής Απορρήτου αποτελούν μέρος αυτών των τεκμηριωμένων οδηγιών επεξεργασίας.

Εμπιστευτικότητα και ασφάλεια

Το GenderAPI θα διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη δεσμεύονται από κατάλληλη υποχρέωση εμπιστευτικότητας και έχουν πρόσβαση στα δεδομένα μόνο στον βαθμό που είναι αναγκαίο για τα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί. Το GenderAPI θα διατηρεί τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατάλληλα για τη φύση της Υπηρεσίας και τους κινδύνους της επεξεργασίας.

• Μετάδοση με προστασία TLS για τα δεδομένα που ανταλλάσσονται με την Υπηρεσία.
• Περιορισμοί πρόσβασης για τα συστήματα παραγωγής, τα δεδομένα των πελατών και τα αντίγραφα ασφαλείας περιορισμένης πρόσβασης.
• Διαχωρισμός και προστασία των διαπιστευτηρίων λογαριασμών και των κλειδιών API παραγωγής.
• Καταγραφή συμβάντων ασφαλείας και τεχνική καταγραφή σύμφωνα με το δημοσιευμένο χρονοδιάγραμμα διατήρησης.
• Κυλιόμενα αντίγραφα ασφαλείας με τυπική περίοδο αντικατάστασης έως 15 ημέρες.
• Ιδιωτική επεξεργασία τεχνητής νοημοσύνης χωρίς εκπαίδευση με δεδομένα πελατών και χωρίς καταγραφή των προτροπών ή των αποτελεσμάτων της τεχνητής νοημοσύνης.
• Διαδικασίες ελαχιστοποίησης και διαγραφής δεδομένων ευθυγραμμισμένες με το χρονοδιάγραμμα διατήρησης της Υπηρεσίας.

Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Ο Πελάτης παρέχει στο GenderAPI γενική γραπτή άδεια να χρησιμοποιεί τους παρόχους που αναφέρονται ως υπεργολάβοι επεξεργασίας βάσει της DPA στη σελίδα των υπεργολάβων επεξεργασίας. Το GenderAPI θα απαιτεί από κάθε τέτοιον υπεργολάβο επεξεργασίας να προστατεύει τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη με υποχρεώσεις ουσιωδώς συνεπείς με την παρούσα DPA, στον βαθμό που εφαρμόζονται στις υπηρεσίες που εκτελεί ο υπεργολάβος επεξεργασίας. Το GenderAPI παραμένει υπεύθυνο για τις υποχρεώσεις του βάσει της παρούσας DPA. Οι πάροχοι που χρησιμοποιούνται μόνο για τις δραστηριότητες του GenderAPI ως υπευθύνου επεξεργασίας, όπως η τιμολόγηση ή η επικοινωνία για τον λογαριασμό, αναφέρονται χωριστά και δεν θεωρούνται εκτελούντες την επεξεργασία για λογαριασμό του Πελάτη μόνο επειδή εμφανίζονται στο μητρώο παρόχων.

Το GenderAPI θα ειδοποιεί τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα, μέσω της σελίδας των υπεργολάβων επεξεργασίας, της Υπηρεσίας ή του email του λογαριασμού του Πελάτη, πριν προσθέσει ή αντικαταστήσει υπεργολάβο επεξεργασίας που θα επεξεργάζεται Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη. Κατά την περίοδο αυτή, ο Πελάτης μπορεί να διατυπώσει εύλογη και τεκμηριωμένη αντίρρηση για λόγους προστασίας δεδομένων. Τα μέρη θα συνεργαστούν καλόπιστα για μια εμπορικά εύλογη λύση. Αν δεν υπάρχει τέτοια λύση, ο Πελάτης μπορεί να σταματήσει να χρησιμοποιεί την επηρεαζόμενη λειτουργία.

Συνδρομή και περιστατικά δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που έχει στη διάθεσή του, το GenderAPI θα παρέχει εύλογη συνδρομή για αιτήματα υποκειμένων των δεδομένων, υποχρεώσεις ασφάλειας, γνωστοποιήσεις παραβιάσεων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων και διαβουλεύσεις που απαιτεί η εφαρμοστέα νομοθεσία για την προστασία δεδομένων. Αν ένα υποκείμενο των δεδομένων επικοινωνήσει με το GenderAPI για Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη, το GenderAPI μπορεί να παραπέμψει το αίτημα στον Πελάτη, εκτός αν η εφαρμοστέα νομοθεσία απαιτεί άμεση απάντηση.

Το GenderAPI θα ενημερώνει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και, όπου είναι ευλόγως δυνατό, εντός 48 ωρών αφότου λάβει γνώση επιβεβαιωμένης παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορά Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη. Η ειδοποίηση θα περιλαμβάνει τις διαθέσιμες πληροφορίες που ευλόγως χρειάζεται ο Πελάτης για την αξιολόγηση και τις υποχρεώσεις γνωστοποίησης που έχει. Η ειδοποίηση δεν συνιστά παραδοχή υπαιτιότητας ή ευθύνης.

Επιστροφή και διαγραφή

Κατά τη διάρκεια της Υπηρεσίας, ο Πελάτης μπορεί να ανακτά τα διαθέσιμα αποτελέσματα μέσω των υποστηριζόμενων λειτουργιών της Υπηρεσίας. Με το κλείσιμο του λογαριασμού, τη λήξη της σχετικής επεξεργασίας ή έγκυρο αίτημα διαγραφής, το GenderAPI θα διαγράφει ή θα ανωνυμοποιεί μη αναστρέψιμα τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη που παραμένουν στα ενεργά συστήματα εντός 30 ημερών, εκτός αν η εφαρμοστέα νομοθεσία απαιτεί τη διατήρησή τους. Τα δεδομένα που αφαιρούνται από τα ενεργά συστήματα μπορεί να παραμείνουν σε κυλιόμενα αντίγραφα ασφαλείας περιορισμένης πρόσβασης για έως 15 επιπλέον ημέρες πριν αντικατασταθούν αυτόματα.

Η νόμιμη διατήρηση αρχείων τιμολόγησης, συναλλαγών, πρόληψης απάτης ή διαφορών δεν επιτρέπει τη συνέχιση της χρήσης του περιεχομένου των ερωτημάτων ή των αρχείων που ανέβασε ο Πελάτης. Το χρονοδιάγραμμα ανά κατηγορία στην Πολιτική Απορρήτου εξακολουθεί να ισχύει όταν προβλέπει μικρότερη περίοδο.

Πληροφορίες και έλεγχοι

Το GenderAPI θα θέτει στη διάθεση του Πελάτη τις πληροφορίες που είναι ευλόγως αναγκαίες για να αποδειχθεί η συμμόρφωση με την παρούσα DPA, αρχικά μέσω των ισχυουσών πολιτικών, της τεκμηρίωσης και ενός εύλογου ερωτηματολογίου ασφαλείας. Αν οι πληροφορίες αυτές δεν επαρκούν για μια νόμιμη υποχρέωση, ο Πελάτης μπορεί να ζητήσει αναλογικό έλεγχο όχι περισσότερο από μία φορά ανά έτος, εκτός μετά από επιβεβαιωμένη παραβίαση ή δεσμευτικό αίτημα εποπτικής αρχής.

Ο έλεγχος πρέπει να διενεργείται με εύλογη προηγούμενη ειδοποίηση, κατά τις συνήθεις εργάσιμες ώρες, χωρίς έκθεση δεδομένων άλλου πελάτη και χωρίς να τίθεται σε κίνδυνο η ασφάλεια. Ο Πελάτης φέρει το κόστος του ελέγχου, εκτός αν ο έλεγχος διαπιστώσει ουσιώδη παράβαση εκ μέρους του GenderAPI. Τα μέρη θα συμφωνούν πρώτα κατάλληλους όρους εμπιστευτικότητας και πεδίου εφαρμογής.

Διεθνείς διαβιβάσεις

Τα Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα του Πελάτη μπορεί να υποβάλλονται σε επεξεργασία στην Τουρκία και, μέσω συμβεβλημένης υποδομής, στις Ηνωμένες Πολιτείες. Το GenderAPI θα χρησιμοποιεί νομικά αναγνωρισμένο μηχανισμό διαβίβασης όπου απαιτείται. Αν απαιτούνται οι τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της ΕΕ που εγκρίθηκαν με την εκτελεστική απόφαση (ΕΕ) 2021/914 της Επιτροπής, η εφαρμοστέα ενότητα από υπεύθυνο επεξεργασίας σε εκτελούντα την επεξεργασία ενσωματώνεται στην παρούσα DPA και υπερισχύει των αντίθετων όρων για τη συγκεκριμένη διαβίβαση. Τα μέρη θα συμπληρώνουν, κατά την υπογραφή της DPA, τις επιλογές ή τα στοιχεία των παραρτημάτων που απαιτούνται νομικά για τη συγκεκριμένη διαβίβασή τους.

Στοιχεία της επεξεργασίας

Αντικείμενο και διάρκεια

Η επεξεργασία που απαιτείται για την παροχή του GenderAPI κατά τη χρήση της Υπηρεσίας από τον Πελάτη και για τις περιορισμένες περιόδους διαγραφής, αντιγράφων ασφαλείας, ασφάλειας και νόμιμης διατήρησης που περιγράφονται στην παρούσα DPA και στην Πολιτική Απορρήτου.

Φύση και σκοπός

Λήψη, μετάδοση, ανάλυση και επιστροφή αποτελεσμάτων για ερωτήματα API, αρχεία Excel ή CSV που ανεβαίνουν και λειτουργίες συνδεδεμένων υπολογιστικών φύλλων, καθώς και η σχετική φιλοξενία, ασφάλεια, αντιμετώπιση προβλημάτων και υποστήριξη.

Κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων

Πρόσωπα των οποίων τα ονόματα, οι διευθύνσεις email, τα ονόματα χρήστη ή σχετικές εγγραφές υποβάλλονται από τον Πελάτη, οι χρήστες, το προσωπικό, οι επαφές ή οι τελικοί χρήστες του Πελάτη, καθώς και πρόσωπα που περιλαμβάνονται σε δεδομένα υπολογιστικών φύλλων που ανεβαίνουν ή συνδέονται.

Είδη δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Ονόματα, διευθύνσεις email, ονόματα χρήστη, πληροφορίες χώρας ή τοπικού πλαισίου, πεδία υπολογιστικών φύλλων που παρέχει ο πελάτης, το αποτέλεσμα του συμπερασμού φύλου και οι πληροφορίες βαθμού εμπιστοσύνης, καθώς και περιορισμένα μεταδεδομένα αιτημάτων, συσκευών, ταυτοποίησης και ασφάλειας που απαιτούνται για τη λειτουργία της Υπηρεσίας. Ο Πελάτης δεν πρέπει να υποβάλλει ειδικές κατηγορίες δεδομένων, εκτός αν αυτό έχει συμφωνηθεί ρητά γραπτώς και επιτρέπεται από τον νόμο.